torstai 31. toukokuuta 2018

Kun komissio ryhtyi ketteräksi


Hieman yllättäen tunnistin äsken EU:n komission toiminnasta ketterää tekemistä. Vielä viime vuoden syksyllä, komission tarkastaessa toimintatapojamme maaseudun hanke- ja yritystukiin liittyen, yksi keskeinen kysymys oli: tarkastattehan te 5 %:n otantatarkastuksissa samat asiat kuin mitä tukea myönnettäessä ja maksettaessa? Kyllä tarkastimme. Rahoitusoikaisuja koskevien suuntaviivojen mukaan näin oli tehtävä. Muutoin luvassa olisi 2 %:n rahoituskorjaus, joka käytännössä tarkoittaisi aina muutaman miljoonan laskua maaseuturahastosta.

Vuoden vaihteessa valvonta-asetus muuttui olennaisesti. Hanke- ja yritystukien otantatarkastuksilla ei tarvitse enää tarkastaa samoja asioita kuin tuen myöntäjä tai maksujen tarkastaja on jo tarkastanut. Onhan se ihmetystä herättänytkin, kun ELY-keskus on ensin tutkinut tositteet ja käynyt paikanpäällä toteamassa toimenpiteen toteuttamisen. Parin päivän päästä on tullut Mavin otantatarkastuksia tekevä tarkastaja ja tutkinut samat asiat. Uuden valvonta-asetuksen myötä komissio ei enää vaadi meiltä tätä moninkertaista työtä. Tässä on menty kohti ketterää toimintamallia.

Kohti ketterää toimintamallia
Ketterä tekeminen on tietojärjestelmien kehittämisen kautta rantautunut julkishallinnonkin johtamiseen. Ketterä kehittäminen perustuu prosessijohtamisen filosofiaan, joka tunnetaan nimellä Lean-johtaminen. Tarkoituksena on oman toiminnan jatkuva kehittäminen. Karsitaan kaikki sellainen, josta ei ole hyötyä asiakkaalle. Tähän kuuluu esimerkiksi se, että virheitä, viivästyksiä, turhaa työtä, ”hukkaa” aiheuttavat syyt poistetaan mahdollisimman nopeasti. Olennaista on tuntea se, mikä on tärkeää ja tuottaa lisäarvoa asiakkaalle.

Hallinnossa säädösten muutokset on usein koettu negatiivisina asioina. Muutos edellyttää hallintoprosessilta poisoppimista. Tietojärjestelmien tekijöille muutokset aiheuttavat lisätyötä. Järjestelmiltä vaaditaan notkeutta jatkuviin muutoksiin. On toivottu, että asetukset säilyisivät samoina koko ohjelmakauden. Tämä ei kuitenkaan ole ketterää eikä näin ollen asiakaslähtöistä toimintaa.

Kokonaisuuden kannalta muutokset ovat kehittymistä. Ainakin se on tarkoitus. Vähenevillä resursseilla yritetään saada enemmän aikaiseksi karsimalla turhaa tekemistä. Ylilyöntien ja virheiden korjaamisessa voitaisiin olla vieläkin ketterämpiä.

Heli Pöyhönen
yksikönjohtaja

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti