perjantai 19. tammikuuta 2018

Kohti selkeää ja ymmärrettävää viestintää



”Kirjoittaja ei ole ollenkaan ajatellut, kenen tekstiä pitäisi lukea.” Näin arvioitiin Maaseutuviraston eläinmääräilmoituksen ohjetta Maaseudun Tulevaisuuden jutussa.

Aihe on tärkeä. Toimeenpanemamme tukiasiat hausta maksuun asti näyttäytyvät viljelijöille monenlaisina teksteinä, kuten oppaina, verkkoteksteinä, tiedotteina ja lomakkeina. Tavoitteemme on, että tekstit ovat selkeitä ja ymmärrettäviä huolimatta siitä, että ne pohjautuvat usein vaikeaselkoiseen säädöskieleen.

Moni mavilainen on myös itse viljelijä. Selvää on, että työtä pyritään tekemään tuenhakija huomioiden niin pitkälle kuin säädökset sallivat. Rohkenenkin olla eri mieltä siitä, ettei tämä näkökulma olisi mielessä myös tekstejä laatiessa.

Uutiskirje tavoittaa viljelijät

Sähköisen asioinnin suosion kasvu ja ohjeistuksen siirtyminen painotuotteista verkkoon on lisännyt tarvetta johdattaa tuenhakijat tiedon lähteille. Tässä tehtävässä sähköinen uutiskirjeemme on osoittautunut nopeaksi ja tehokkaaksi välineeksi viljelijöiden tavoittamiseen: valtaosa vastaanottajista lukee uutiskirjeen jo lähetyspäivinä.

Viljelijäuutiskirjeissä pyrimme tiedottamaan ja muistuttamaan ajankohtaisista tukiin liittyvistä asioista mahdollisimman selkeästi ja ytimekkäästi. Tarvittaessa ohjaamme viljelijät laajemman ohjeistuksen pariin esimerkiksi mavi.fi-sivustolle tai verkko-oppaisiin.

Kiinnitämme erityisesti huomiota uutiskirjeiden kielen selkeyteen ja ymmärrettävyyteen. Käytämme viljelijäuutiskirjeissä erilaista kieltä kuin esimerkiksi tiedotteissa. Puhuttelemme lukijaa suoraan, suosimme aktiivia passiivin sijaan ja pyrimme välttämään pitkiä virkkeitä sekä vaikeita lauserakenteita.

Viimeisimmän palautekyselymme mukaan viljelijät pitävät uutiskirjettä hyödyllisenä ja ajankohtaisena. Noin 87 prosenttia viljelijöistä oli sitä mieltä, että uutiskirjeiden sisältö on selkeää ja ymmärrettävää.


Virkakielen kehittäminen on jatkuvaa työtä

Kuten julkishallinnossa yleensäkin, myös Mavissa merkittävä osa viranomaistyöstä on tekstien kirjoittamista. Asiantuntijoille luontevan ammattikielen valuminen tuenhakijoille suunnattuihin teksteihin voi valitettavasti näyttäytyä joskus mutkikkaana ja vaikeaselkoisena virkakielenä. Pyrimme parhaamme mukaan suoristamaan näitä mutkia, mutta kerralla sitä on mahdotonta tehdä. Muuttuvien tekstien ja muuttuvan kielen maailmassa virkakielen kehittäminen on jatkuvaa työtä.

Hyvän virkakielen tuottaminen edellyttää hyviä viestintätaitoja. Panostus henkilöstön viestintä- ja kielenkäyttökoulutukseen onkin nähty virastossamme tärkeänä. Asiakasviestinnässä olemme viime aikoina kiinnittäneet uutiskirjeiden ohella huomiota esimerkiksi verkkosivustoilla ja asiointipalveluissa käytettävään kieleen sekä viestinnän selkeyttämiseen visuaalisin keinoin. 

Pyrimme siis myös jatkossa pitämään lukijan mielessä tekstejä kirjoittaessamme. Toimeenpanemiemme tukien ehdot voivat olla monimutkaisia, mutta selkeästi ilmaistuna niiden ymmärtäminen on helpompaa.

Pia-Maria Jokipii
suunnittelija, virkakielivastaava
etunimi.sukunimi@mavi.fi
Twitter: PiaMariaJ

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti