maanantai 11. toukokuuta 2015

Raportoinnin kehittämisen sietämätön keveys

Maaseutuvirastossa on eri järjestelmissä kasoittain tietoa. Kaikkea tuota tietomäärää ei hyödynnetä, ja ehkä osaa siitä ei välttämättä ole edes mielekästä hyödyntää. Karkea kahtiajako voidaan tehdä sen mukaan, onko kyseessä eri tukijärjestelmiin liittyvät tiedot vai Mavin sisäiseen käyttöön esimerkiksi talous- ja henkilöstöhallintoon liittyvät tiedot.

Osa raportointitarpeesta tulee ”pakosta”. Esimerkiksi EU:n tukien seuranta on välttämättömyys, jotta EU:sta tulevat tukieurot saadaan laskutettua Suomeen. Julkisella, avoimella raportoinnilla pystytään lisäämään hallinnon läpinäkyvyyttä ja mahdollistetaan veronmaksajille väylä seurata viranomaistyötä ja sen tuloksellisuutta. Sisäisen toiminnan kehittämissuuntia ja toiminnan pullonkauloja voidaan tehdä näkyviksi erilaisilla sisäisillä prosessimittareilla. Onnistunut raportointi palvelee siis monia eri tarpeita ja käyttäjäryhmiä.

EU-tukimaksut raportoitiin uudella välineellä


Vuosi sitten painiskelimme uuden raportointivälineen hankinnan kiemuroissa. Lopulta haluttu hankinta saatiin maaliin ja alkoi Qlikin aikakausi Mavissa. Syksy 2014 meni välineen käyttöönotossa ja raportointitiimin perehtyessä uusiin mahdollisuuksiin tiedon esittämisessä.

Nyt olemme saaneet jo jotain julkisesti näkyvääkin aikaan. Uusi EU-tukitietojen julkistamispalvelu, lyhemmin Tujuna tunnettu, avattiin maaliskuun puolivälissä. Tuet julkistettiin sekä EU:n varainhoitovuodelta että kalenterivuodelta, ja mukana olivat jälleen myös yksityishenkilöiden tukitiedot vuodelta 2014. Neuvoston asetus edellyttää EU-tukitietojen julkaisemista verkossa. Tarkoituksena on lisätä maaseuturahastojen varainkäytön läpinäkyvyyttä.

Lisää raportointia seuraa liittyen aluksi maaseutuohjelman toteutuksen seurantaan ja siitä laajentuen ruokahalun kasvaessa myös Mavin sisäisiin prosesseihin.

Hyvän raportoinnin resepti


Riippumatta siitä, mistä tiedot tulevat, hyvien raporttien tekemiseksi sekä tarpeellisuuden ja kiireellisyyden arvioimiseksi tarvitaan vastaukset seuraaviin kysymyksiin:
  • Mitä halutaan tietää? Tuki yhteensä, kansallinen tuki, EU-osarahoitteisuus, määrät, eurot, palkkakulut…
  • Kuka haluaa tietää? Virkamies vai kansalainen, johtaja vai duunari.
  • Miksi halutaan tietää? Uteliaisuus vai lakimääräinen pakko.
  • Mistä tieto saadaan? Järjestelmien tietokannat itsellä, Tilastokeskus, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet)…
  • Milloin tieto saadaan? Heti, kun tieto tallennetaan vai kerran ohjelmakaudessa.
  • Miten tieto esitetään? Taulukko, graafi, sanallinen selitys, kirjallisesti vai kaaviona verkossa.
  • Kenelle tieto esitetään? Kansalaiset, media, kumppanit, oman organisaation johto, työntekijät.
  • Miten tieto analysoidaan? Kokonaismäärät, luokitellut määrät, ryhmien välisten erojen ja riippuvuuksien tilastollinen analysointi.
  • Mihin tieto johtaa? Nice to know, tilanteen toteaminen vai toiminnan muutos.
Jos vastaukset löytyvät näihin kysymyksiin, niin ollaan jo pitkällä.

Mutta mistä kaikki lähtee liikkeelle?


Sellaista tietoa ei voida raportoida tai analysoida, jota ei ole kerätty. Jotta tieto olisi olemassa, sen pitäisi olla löydettävissä tai ainakin johdettavissa järjestelmien tietokannoista.

Tietokantoihin tai tietovarastoihin tieto päätyy teknisen toteutuksen määrittelyn perusteella. Määrittelyyn vaikuttavat sekä lait ja asetukset että tukiohjelmat ja jopa yksittäisten virkamiesten halu seurata jotain tiettyä asiaa. Pitäisi olla olemassa erinomaisesti viritetty ja kirkastettu kristallipallo kaikkien näiden vaiheiden ja piilevien halujen ennakoimiseksi, jotta tulevaisuudessa saataisiin aikaan haluttuja raportteja.

Tästä kokonaisuudesta syntyy se sietämätön keveys: väline on kunnossa, tietoa on mielin määrin, tiedon haluajia on useita, silti kaiken pitäisi olla heti valmiina, vaikka todellinen tulevaisuus tarkkoine tietotarpeineen on aina tuntematon.

Tuija Riukulehto
rahoitustukien IT-yksikön johtaja

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti